Podjąłeś decyzję, żeby przyjść na spotkanie klubu i nie wiesz czego się spodziewać? Zapewniamy Cię, że każdy kto zdecydował się wziąć udział w spotkaniu Toastmasters po raz pierwszy, miał podobne obawy.

Typowe spotkanie otwiera Prezes Klubu. Następnie Toastmaster, będący gospodarzem spotkania, wyjaśnia temat – motyw przewodni. Przedstawia także Głównego Oceniającego i Zespół Funkcyjny. Zadaniem funkcjonariuszy – jak ich nazywamy – jest udzielenie informacji zwrotnej osobom występującym przed publicznością. Do Zespołu Funkcyjnego należy Chronometrażysta, Kontroler Płynności i Gramatyk. W niektórych klubach są także inne, dodatkowe funkcje, jak np. Oceniający Mowę Ciała.

Od tego momentu, struktura spotkania może się różnić w zależności od klubu, ale zawsze pojawiają się trzy podstawowe elementy:

Mowy przygotowane: Członkowie wygłaszają mowy na tematy przez nich wybrane, starając się osiągnąć cele projektu określonego w podręcznikach Toastmasters Int., a także zachowując wyznaczone ramy czasowe.

Ewaluacje: Każda członek Klubu występujący przed publicznością, a w szczególności Mówcy, ma okazję otrzymać informację zwrotną od Zespołu Funkcyjnego na temat pełnionej przez siebie roli. Jest ona przekazywana w formie ustnej i pisemnej, podkreśla pozytywne aspekty mowy oraz obszary wymagające poprawy.

Gorące Pytania (mowy improwizowane): członkowie Klubu mają okazję ćwiczyć się w improwizacji scenicznej, odpowiadając na nieznane wcześniej pytania zadane przez Moderatora. Odpowiedzi powinny mieścić się w ramach czasowych: od jednej do dwóch minut.

Spotkanie kończy się miłym akcentem, ponieważ większość Klubów przyznaje nagrody. Zwycięzcy wyłaniani są poprzez głosowanie wszystkich uczestników spotkania na najlepszą mowę przygotowaną, jej ocenę, najlepszą odpowiedź na Gorące Pytanie, a w niektórych Klubach także najbardziej ujmujące poczucie humoru. Goście po oficjalnej części spotkania mają możliwość wymiany spostrzeżeń oraz uzyskania dodatkowych informacji od Członków Klubu.